Azərbaycan Respublikasının Prezidenti cənab İlham Əliyevin ardıcıl həyata keçirdiyi Heydər Əliyev siyasəti nəticəsində cəmiyyətimizin dinamik inkişafı təmin edilir, ölkəmizdə dövlət quruculuğu işləri geniş vüsət alır, idarəetmə işinin təkmilləşdirilməsi istiqamətində davamlı tədbirlər görülür.
Ölkəmizdə idarəetmənin təşkilində sənədlərlə işin düzgün qurulması, bu sahədə müasir texnologiyalardan istifadə edilməsi ölkə başçısının daim diqqət mərkəzində saxladığı vacib məsələlərdən biri olmuşdur və həmin işi tənzimləyən qanunvericilik aktlarına müntəzəm olaraq əlavə və dəyişikliklər edilməklə bu normativ hüquqi baza müasir tələblərə uyğunlaşdırılmışdır.
Sənədlərlə iş bütün dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanları aparatlarının işçiləri tərəfindən yerinə yetirilən prosesdir. Dövlət qulluğunun məqsədlərinin onun nəticələrinə uyğunluğu, səmərəliliyi və digər cəhətləri müvafiq orqanlarda hazırlanan sənədlərin keyfiyyətindən əhəmiyyətli dərəcədə asılıdır. Buna görə də dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanlarının işçiləri keyfiyyətli idarəetmə sənədlərini tərtib etmək bacarıq və vərdişlərinə malik olmalıdırlar.
Digər sahələrdə olduğu kimi, yerli özünüidarəetmə sahəsində də kargüzarlıq işinin təşkili, onun qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsi olduqca böyük önəm daşıyır. Kargüzarlığın düzgün qurulması idarəetmədə vacib amillərdən biridir.
Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı bələdiyyələrin üzərinə qoyulmuş vəzifələr, həmçinin bələdiyyə sahəsində idarəçiliyin həyata keçirilməsi ilə bağlı qanunla müəyyən edilmiş başqa vəzifələr bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin qanunauyğun aparılmasını zəruri etmişdir.
Kargüzarlıq işi yalnız vətəndaş müraciətləri ilə bağlı olmayıb, bütövlükdə qurumun sənədlərlə işinin bütün sahələrini əhatə edir.
Bələdiyyələrin fəaliyyətində qanunçuluğa əməl edilməsi, həmçinin bələdiyyə-vətəndaş münasibətlərində gələcəkdə yarana biləcək mübahisələrdə vətəndaşların hüquq və qanuni mənafelərinin müdafiəsi baxımından yerli özünüidarəetmə orqanlarında kargüzarlıq işinin düzgün təşkili, sənədlərin qanunauyğun qaydada qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsinin əhəmiyyəti nəzərə alınaraq Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən bu sahəyə diqqət xeyli artırılmışdır. 2019-cu ildən hazıradək ümumilikdə 1049 bələdiyyədə kargüzarlıq və sənədlərin arxivləşdirilməsi işi öyrənilmiş, bu sahədə mövcud pozuntuların aradan qaldırılması məqsədilə bələdiyyələrə zəruri kömək göstərilmişdir.
Bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkilinə kömək və metodoloji yardım zamanı müəyyən edilmiş hüquq pozuntuları və nöqsanların aradan qaldırılması və ya təkrar törədilməsinin qarşısının alınmasına önəm verilərək Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən bələdiyyə işinin təşkili, bələdiyyə aktlarının qəbulu, iclas protokollarının düzgün tərtibatı, bələdiyyələrdə kargüzarlıq, arxiv, sənəd dövriyyəsi işinin təşkili, şəffaflığın təmini və s. məsələləri əhatə edən müxtəlif tövsiyələr də verilmişdir.
Lakin bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkilinə kömək və onlara yardım metodoloji yardım göstərilməsi istiqamətində həyata keçirilən tədbirlər çərçivəsində aparılan ümumiləşdirmələr onu göstərir ki, bir sıra bələdiyyələr tərəfindən kargüzarlıq və arxiv işinin təşkil olunmasında pozuntulara yol verilir. Bu pozuntulara aşağıdakı göstərilənlər aiddir:
· Sənədlərin qeydə alınmasının qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada aparılmaması, qeydiyyat ştampından istifadə edilməməsi;
· Nomenklatur qaydalara əməl edilməməsi;
· Bələdiyyələrdə saxlanılan sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməməsi, arxiv işinin təşkili məqsədilə ekspert komissiyasının yaradılmaması və arxiv sənədlərinin Dövlət Arxivinə təhvil verilməməsi;
· Bələdiyyədə saxlanılan protokolların surətlərinın iclas katibi və sədr tərəfindən imzalanmadan, habelə möhür vurulmadan qovluqlara yığılması, həmçinin arxiv sənədlərinin saxlanma şəraitinin əlverişsiz olması və s.
Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işi istisna olmaqla, bələdiyyələrdə kargüzarlıq işi ayrıca normativ hüquqi aktla tənzimlənmədiyi üçün bəzi məsələlərin həllində anoloji qaydalar tətbiq olunur. Bu baxımdan, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimatın müddəaları əsas götürülür.
ü Bildirilir ki, müvafiq Təlimatın tələblərinə əsasən sənədin qeydə alınması onun üzərinə qeydiyyat nömrəsinin qoyulması və qeydiyyat vərəqəsində həmin sənəd haqqında zəruri məlumatların göstərilməsidir. Hər bir sənəd təşkilatda ancaq bir dəfə qeydə alınır. Daxil olan sənədlər onların təşkilata daxil olduğu gün, göndərilən və daxili sənədlər isə, onların imzalandığı və ya təsdiq edildiyi gün qeydə alınmalıdır.
Bütün daxil olan sənədlərdə birinci səhifənin üz tərəfinin aşağı sağ küncündə qeydiyyat ştampı vurulur. Sənədin qeydiyyat nömrəsi işin nomenklatur nömrəsindən və sənədin qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir, sənədin qeydə alınması zamanı verilir və qeydiyyat ştampında vərəqlərin sayından və tarixdən əvvəl əks etdirilir.
Daxil olmuş sənədlər qeydə alındıqdan və qeydiyyat ştampında nömrə qoyulduqdan sonra baxılmaq üçün təşkilatın və ya struktur bölməsinin rəhbərliyinə verilir.
ü Qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə hər il təşkilatın işlərinin ümumi nomenklatur siyahısı tərtib edilir. İş nomenklaturunu struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla kargüzarlıq xidməti tərtib edir, təşkilat rəhbəri isə təsdiq edir. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bu qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluqda bir nüsxədə tikilir.
ü «Milli arxiv fondu haqqında» Azərbaycan Respublikası Qanununun 5-ci maddəsinə əsasən idarəetmə sənədləri də milli arxiv fonduna daxil edilən sənədlərə aiddir. Lakin həmin sənədlər milli arxiv fonduna verilənədək idarə arxivlərində müvəqqəti mühafizə olunmalıdır. Yerli özünüidarə orqanlarının sənədləri üçün bu müddət 5 il nəzərdə tutulmuşdur.
Sənədlər Dövlət Arxivinə təhvil verilmək üçün hazırlanarkən onlar yenidən ekspertizadan keçirilməli, daimi mühafizə olunan sənədlərin və işlərin siyahıları, ləğv edilmək üçün ayrılan sənədlərin və işlərin aktları tərtib edilməlidir.
Təşkilatda kağız və (və ya) elektron formada olan arxiv fondu sənədləri “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda müəyyən edilmiş müvəqqəti mühafizə müddəti başa çatdıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin müəyyən etdiyi qaydaya uyğun olaraq daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməlidir. Arxivə təhvil verilməli olmayan sənədlər ekspertiza komissiyasının qərarı ilə və təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi akt üzrə məhv edilir.
Məlumat üçün bildirilir ki, arxiv işinin təşkili ilə bağlı müəyyən olunmuş norma və qaydaların pozulmasına görə hüquqi və fiziki şəxslər Azərbaycan Respublikasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin tələblərinə uyğun olaraq məsuliyyət daşıyırlar. Belə ki, Milli arxiv fondu sahəsində qanunvericiliyin tələblərinin pozulmasına görə xəbərdarlıq edilir və ya fiziki şəxslər əlli manatdan səksən manatadək məbləğdə, vəzifəli şəxslər üç yüz manatdan dörd yüz manatadək məbləğdə, hüquqi şəxslər min manatdan min beş yüz manatadək məbləğdə cərimə edilir.
ü “Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununun 16-cı maddəsinə əsasən bələdiyyənin bütün iclasları protokollaşdırılır. Protokol iclasın sədri və katibi tərəfindən imzalanır və bələdiyyənin möhürü ilə təsdiqlənir. İclasın protokolunda onun nömrəsi (hər ilin əvvəlində nömrələr yenilənməlidir), iclasın keçirildiyi yer, tarix, iclasda iştirak edən və etməyən bələdiyyə üzvlərinə və dəvət olunan şəxslərə dair məlumat, iclasın sədri, katibi, iclasın gündəliyi, gündəliyin təsdiqi üçün keçirilən səsvermənin nəticəsi, məruzəçilərin adları, soyadları, məruzənin qısa məzmunu, çıxışların qısa məzmunu, müzakirə olunmuş məsələlərə dair qəbul edilmiş qərar, habelə bununla bağlı keçirilən səsvermənin nəticəsi göstərilməlidir. Bələdiyyənin iclas protokolu müvafiq kitabda qeydiyyata alınır, həmin kitab üzrə verilən nömrə protokolun nömrəsi hesab olunur.
Ölkəmizdə bütün sahələrdə olduğu kimi, sənədləşmə işində də ən yeni texnologiyaların tətbiq edilməsində, idarəetmə sisteminin təkmilləşdirilməsində, sənədlərin kağız dövriyyəsinin elektron dövriyyəsi ilə əvəz olunmasında, vətəndaşların dövlət orqanları ilə əlaqələrinin elektron rabitə vasitələri ilə həyata keçirilməsində, ölkədə daha sürətli informasiya sisteminin yaradılmasında çoxsaylı işlər görülmüşdür.
Hazırda müasir informasiya kommunikasıya texnologiyalarının imkanlarından geniş istifadə edilməsi nəticəsində bütün sənədlər kağız daşıyıcılarla yanaşı, elektron daşıyıcılarda da yaradılır. Bununla əlaqədar Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2015-ci il 14 iyul tarixli Fərmanı ilə müvafiq Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”a elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılmasının xüsusiyyətləri ilə bağlı yeni məzmunda dəyişikliklər edilmişdir. Hazırda demək olar ki, bütün qurumlarda mərkəzləşdirilmiş elektron informasiya sisteminin yaradılması işi həyata keçirilir.
Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərin hazırlanması və emalına sərf olunan əməyin və vaxtın azalmasını, icra intizamının yüksəldilməsini və nəzarət mexanizminin sadələşməsini, əhaliyə xidmətin operativliyini, dövlət və yerli özünüidarəetmə orqanlarının fəaliyyəti haqqındakı informasiya və xidmətlərə əlçatanlığı, təşkilat və qurumlarla əlaqələrin sürətləndirilməsini təmin etməyə imkan verir
Göstərilənlərə əsasən mövcud problemlərin aradan qaldırılması üzrə səy göstərilməsinə, kargüzarlıq işini aparan işçilərin peşə hazırlığının artırılması, kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq və sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə bağlı müəyyən edilən qaydalara düzgün riayət edilməsi, arxiv işinin təşkili, arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsi, komplektləşdirilməsi, uçotu, istifadəsi və dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi məsələlərinin qanunvericiliyin tələblərinə uyğun şəkildə həyata keçirilməsi, eləcə də, idarə arxivlərində müvəqqəti saxlanma müddətləri bitmiş sənədlərin daimi mühafizə məqsədi ilə dövlət arxivlərinə təhvil verilməsi ilə bağlı zəruri tədbirlərin görülməsi bələdiyyyərə tövsiyə olunur.
Bələdiyyələrlə iş baş idarəsi