"BƏLƏDİYYƏLƏRİN FƏALİYYƏTİNİN TƏBLİĞİ"   İCTİMAİ BİRLİYİ

Bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin təşkili

--2019-11-18 / 16:42

Azərbaycan Respublikasında bələdiyyələrin formalaşmasından 20 il keçir. Keçən dövr ərzində bələdiyyələr öz işlərini xeyli təkmilləşdirmiş və yerli özünüidarəetmədə yaxşı təcrübə qazanmışlar. Bir neçə il öncə bələdiyyələr üçün problemli görünən işlər artıq qanunvericiliyin tələbləri çərçivəsində qurulmuşdur. Bəzi bələdiyyələr hətta yerli özünüidarəyə aid məsələlərin həllində müsbət təcrübə yaratmış və bu təcrübə hazırda başqa bələdiyyələr arasında yayılır və tətbiq edilir.

Bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin təşkili, onun qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsi də olduqca böyük önəm daşıyır. Kargüzarlığın düzgün qurulması idarəetmədə vacib amillərdən biridir. Lakin bəzi bələdiyyərdə hələ də kargüzarlığın təşkilində bu və ya digər nöqsanlara rast gəlinir. Bu işin dəqiq, müasir üsul və vasitələrlə aparılması tələb olunur.

Hüquqi və demokratik dövlət quruculuğu şəraitində vətəndaşların yaşadıqları ərazidəki yerli özünüidarə orqanlarına təkliflər, ərizə və şikayətlərlə müraciət etməsi insan və vətəndaş hüquqlarının həyata keçirilməsində və qorunmasında mühüm vasitədir.

Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasında Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının şəxsən müraciət etmək, habelə fərdi və kollektiv yazılı müraciətlər göndərmək hüququ təsbit olunmuşdur. Həmçinin hər bir müraciətə qanunla müəyyən edilmiş qaydada və müddətlərdə yazılı cavab verilməsi göstərilmişdir.

“Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsinə əsasən vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə fərdi və kollektiv surətdə müraciət etmək hüququ vardır.

Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə 15 gün ərzində cavab verməlidirlər. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə müraciətlərinə cavab verilməsi müddətlərinin və qaydasının pozulması “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanuna əsasən məsuliyyətə səbəb olur.

“Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanunun 7-ci maddəsinə görə müraciətə baxan subyektlər və onların vəzifəli şəxsləri verilən yazılı müraciətləri mütləq qəbul etməli, qeydiyyata almalı və onlara baxılmasını təmin etməlidirlər. Bu Qanunun tələblərinə uyğun olaraq verilən müraciəti qəbul etməkdən imtina qadağandır. Vətəndaşın müraciətinə onun daxilolma tarixi və qeydiyyat nömrəsi qoyulur. Müraciət edən şəxsin tələbi ilə ona müraciətin qeydiyyat nömrəsi, tarixi və onun icraçısına dair məlumat bildirilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müəyyən etdiyi qaydada aparılır və müraciətə baxan subyektin rəhbəri tərəfindən təmin edilir.

Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı bələdiyyələrin üzərinə qoyulmuş vəzifələr, həmçinin bələdiyyə sahəsində idarəçiliyin həyata keçirilməsi ilə bağlı qanunla müəyyən edilmiş başqa vəzifələr bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin aparılmasını zəruri etmişdir. Kargüzarlığın qurulması üçün Azərbaycan Respublikasında müvafiq hüquqi baza yaradılmışdır. “Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsində bələdiyyələrdə müraciətlərə baxılmasının ümumi qaydaları müəyyənləşdirilmiş, kargüzarlığın təşkili məsələləri Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 950 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və ya bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə və ya bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılması qaydası” ilə tənzimlənmişdir. Qaydada bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili ilə bağlı vətəndaşların, o cümlədən digər fiziki və hüquqi şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinin qəbulu, qeydiyyata alınması, baxılması, cavablandırılması və arxivləşdirilməsi ilə bağlı kargüzarlığın aparılması məsələləri öz əksini tapmışdır.

Vətəndaşlar təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi vətəndaşların qəbulu cədvəlinə uyğun olaraq ayda bir dəfədən az olmayaraq, əvvəlcədən tərtib edilmiş qəbul siyahısına əsasən, qabaqcadan bildirilən günlərdə və saatlarda təşkilatın rəhbəri və ya digər vəzifəli şəxsləri tərəfindən qəbul edilirlər. Vətəndaşların müraciəti ilə əlaqədar təxirəsalınmaz tədbirlər görülməsi tələb edildikdə, təşkilatın rəhbəri və ya digər vəzifəli şəxsləri onları dərhal qəbul etməlidirlər. Vətəndaşlar təşkilat tərəfindən vətəndaşların qəbulu üçün ayrılmış qəbul otağına müraciət etmək və ya onun rəsmi internet saytında qeydiyyatdan keçmək yolu ilə “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanunun 11.4-cü maddəsinə uyğun olaraq qəbula yazılırlar. Hər iki qaydada qəbula yazılmış vətəndaş qəbul günü şəxsiyyət vəsiqəsini, müraciət edən vətəndaşın adından qəbula onun nümayəndəsi gəldikdə isə onun səlahiyyətlərini təsdiq edən sənədi təqdim etməlidir. Vətəndaşın qəbul zamanı təqdim etdiyi yazılı müraciət bu Qaydanın 2-ci hissəsinə uyğun olaraq qəbul edilir və qeydiyyata alınır. Vətəndaşın qəbul zamanı etdiyi şifahi müraciəti ilə bağlı qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində qəbula dair qeyd aparılır. Şifahi müraciətdəki məsələnin həlli əlavə araşdırma tələb etmədikdə, vətəndaşın razılığı ilə müraciət qəbul zamanı şifahi qaydada cavablandırılır. Qəbul zamanı vətəndaşın müraciətini şifahi qaydada cavablandırmaq mümkün olmadıqda, müraciət yazılı qaydada təqdim olunur. Belə müraciətin qəbul edilməsi, qeydiyyatı və ona baxılması bu qaydanın 4.4-cü bəndinə uyğun olaraq həyata keçirilir. Vətəndaşın qəbulu zamanı onun müraciətində qaldırılan məsələnin digər müraciətə baxan subyektlərin və onların vəzifəli şəxslərinin səlahiyyətinə aid olduğu aşkar edilərsə, müraciət edən şəxsə aidiyyəti üzrə müraciətetmə qaydası izah olunmalıdır.

Qaydada vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq işinin təşkilatın kargüzarlıq xidməti və ya xüsusi olaraq bu məqsəd üçün ayrılan şəxslər tərəfindən digər növ kargüzarlıq işlərindən ayrıca aparılması nəzərdə tutulur.

Vətəndaşların müraciət etmək hüququnun pozulması hallarının və bu halların yaranma səbəblərinin vaxtında aşkar edilməsi məqsədi ilə təşkilatın kargüzarlıq xidməti vətəndaşların müraciətlərinin təhlili və ümumiləşdirilməsi əsasında aylıq, rüblük və illik arayışlar hazırlayıb onları təşkilatın rəhbərinə (bələdiyyənin sədrinə) təqdim edir.

Vətəndaşların müraciətlərinə dair sənədlərin saxlanılma müddətləri “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tələbləri nəzərə alınmaqla hər bir təşkilat tərəfindən ən azı 5 (beş) il olmaqla müəyyən edilir. Vətəndaşların müraciətlərinə dair sənədlərin qorunub saxlanmasına təşkilatın rəhbəri və kargüzarlıq xidməti cavabdehdirlər.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 951 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi Qaydası"nın 1.3-cü maddəsinə əsasən bələdiyyə orqanlarında, bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi "Bələdiyyələrin fəaliyyətinə inzibati nəzarət haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə tənzimlənir.

Kargüzarlıq işi yalnız müraciətlərlə bağlı olmayıb, bütövlükdə qurumun sənədlərlə işinin bütün sahələrini əhatə edir. Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işi istisna olmaqla bələdiyyələrdə kargüzarlıq işi ayrıca normativ hüquqi aktla tənzimlənmədiyi üçün bəzi məsələlərin həllində anoloji qaydalar tətbiq oluna bilər. Bu baxımdan, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimat çox önəmlidir və bir sıra məsələlər üzrə (kargüzarlığın anlayışı, kargüzarlıq xidmətinin vəzifəsi və s.) Təlimatın müddəaları əsas götürülə bilər. Təlimatın 2-ci bəndinə əsasən kargüzarlıq - təşkilatın, öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir. 

Təlimatın 4-cü bəndinə əsasən kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:

-poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi vasitəsilə və kargüzarlıq xidmətinə bilavasitə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və icraçılara çatdırmaq;

-sənədləri göndərmək;

-sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;

-icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;

-sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;

-sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;

-sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadəni təmin etmək;

-kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə təşkilatın bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq işinə metodik rəhbərliyi həyata keçirmək, kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq;

-tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.

Bələdiyyələrə məxsus daşınmaz əmlakın mülki dövriyyəyə geniş cəlb edilməsini nəzərə alaraq hər bir bələdiyyədə daşınmaz əmlakın mülkiyyətə, icarəyə və ya istifadəyə verilməsi ilə əlaqədar müqavilələrin xüsusi kitablarda reysterinin aparılması və müqavilələrin bələdiyyələrdə saxlanılan nüsxəsinin xüsusi qovluqlarda saxlanılması məqsədəuygundur.

Təlimatda habelə işlərin nomenklaturunun tərtib edilməsi, qovluqların formalaşdırılması, arxivə təhvil verilməyə hazırlanması və cari arxivdən istifadə qaydaları da əks olunmuşdur. Hesab edirik ki, bələdiyyəyə məxsus arxiv sənədlərinin saxlanılması və mühafizə edilməsi də Təlimatda göstərilən qaydada həyata keçirilməlidir. Təlimata əsasən qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə hər il təşkilatın işlərinin ümumi nomenklatur-siyahısı tərtib edilir. İş nomenklaturunu struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla kargüzarlıq xidməti tərtib edir, təşkilat rəhbəri isə təsdiq edir. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bir qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluğa bir nüsxədə tikilir.

Təlimata əsasən sənədlər Dövlət Arxivinə təhvil verilmək üçün hazırlanarkən onlar yenidən ekspertizadan keçirilməli, daimi saxlanılan sənədlərin və işlərin siyahıları, ləğv edilmək ucun ayrılan sənədlərin və işlərin aktları tərtib edilməlidir.

Təşkilatda kağız və (və ya) elektron formada olan sənədlər Azərbaycan Respublikasının “Milli arxiv fondu haqqında” Qanununda müəyyən edilmiş müvəqqəti saxlanma müddəti başa çatdıqdan sonra daimi saxlanmaq üçün Dövlət Arxivinə təhvil verilir. Arxivə təhvil verilməli olmayan və daimi saxlanılmalı olmayan sənədlər ekspertiza komissiyasının qərarı ilə və təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi akt üzrə məhv edilir.

Təlimatda həmçinin elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılmasının xüsusiyyətləri də öz əksini tapmışdır. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, təşkilat aşağıda göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir:

-elektron sənədin yaradılması;

-rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;

-elektron sənədin göndərilməsi;

-elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;

-elektron sənədin alınmasının təsdiqi;

-daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;

-elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;

-elektron sənədin icrasına nəzarət;

-elektron sənədin axtarışı;

-elektron sənədin saxlanılması.

-elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması.

Bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkil edilməsinə kömək etmək və onlara metodoloji yardım göstərmək istiqamətində həyata keçirilən tədbirlər çərçivəsində 140-a yaxın bələdiyyədə kargüzarlıq işinin təşkili və sənədlərin arxivləşdirilməsi vəziyyəti cari ildə Mərkəz və regional ədliyyə idarələri tərəfindən yerində öyrənilmiş, bu sahədə mövcud nöqsan və çatışmazlıqların aradan qaldırılması məqsədi ilə onlara zəruri əməli və metodik köməklik göstərilmiş, tövsiyələr verilmişdir.

Yerli özünüidarənin düzgün və səmərəli həyata keçirilməsi bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin tələb olunan səviyyədə qurulmasından çox asılıdır. Hər bir təşkilatda olduğu kimi bələdiyyələrdə də fəaliyyətin düzgün sənədləşdirilməsi, sənədlərin lazımi səviyyədə qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsi ümumi işin çox mühüm tərkib hissəsidir. Sənədlərin düzgün arxivləşdirilməsi vətəndaşların hüquq və qanuni mənafeləri, gələcəkdə yarana biləcək torpaq, əmlak və digər mübahisələrin obyektiv, ədalətli həlli baxımından da cox vacibdir. Ona görə də, bələdiyyələr bu sahəyə diqqət verməli, qanunvericilikdən irəli gələn tələbləri əsas tutaraq tətbiq etməlidirlər.

 Aygün Hüseynova

Bələdiyyələrlə İş Mərkəzi

İnzibati Nəzarət İdarəsinin

məsləhətçisi

 

ŞƏRHLƏR